28.3.2022

Tietosuojaseloste henkilöasiakkaiden tapahtumien ja tilaisuuksien järjestämiseen
 

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten St1 Oy käsittelee henkilötietoja henkilöasiakkaiden (jatkossa asiakkaat) tapahtumien ja tilaisuuksien järjestämisessä. Tällaisia tapahtumia ovat esimerkiksi erilaiset yhteistyökumppanien kanssa järjestettävät tapahtumat, sidosryhmätilaisuudet, kanta-asiakastapahtumat, uuden tuotteen tai palvelun lanseerauksen yhteydessä järjestetyt tapahtumat ja tilaisuudet.

 

1. Rekisterinpitäjä

Tilaisuuksien rekisterinpitäjä on St1 Oy (jatkossa St1).
St1 Oy
Y-tunnus 0201124-8
Tripla Workery West 
Firdonkatu 2, 6 krs. 
PL 68, 00521, Helsinki
Sähköposti: dataprivacy@st1.fi

Joissakin tapauksissa St1 järjestää tapahtumia ja tilaisuuksia yhteistyössä muiden rekisterinpitäjien kanssa, jolloin St1 toimii näiden rekisterinpitäjien kanssa yhteisrekisterinpitäjänä. Yhteisrekisterinpitäjyydestä ilmoitetaan asiakastapahtuman tai -tilaisuuden markkinoinnin, ilmoittautumisen ja viestinnän yhteydessä. Tällaiset mahdolliset muut rekisterinpitäjät vastaavat henkilötietojen käsittelystä omasta puolestaan ja informoivat niistä asiakkaita omissa tietosuojaselosteissaan.
 

2. Mitä henkilötietoja St1 kerää tapahtumia ja tilaisuuksia varten

  1. asiakkaan perustiedot (nimi, yhteystiedot kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
  2. markkinointisuostumus
  3. asiakastapahtuman tai -tilaisuuden tiedot (kuten tapahtuman tai tilaisuuden aihe, ajankohta sekä paikka, jossa se järjestetään).
  4. ruokavaliotieto
  5. tieto osallistujien täysi-ikäisyydestä

Kaikista tapahtumista ja tilaisuuksista asiakkaista ei kerätä kaikkia yllä mainittuja tietoja.
 

3. Millä tavalla St1 kerää henkilötietoja tapahtuman tai tilaisuuden järjestämiseksi

  1. St1 pyytää kohdassa 2 mainitut henkilötiedot asiakkailta itseltään ilmoittautumisen yhteydessä.
  2. Tämän lisäksi St1 saattaa lähettää kutsuja asiakkaille, joiden tiedot ovat St1:n asiakasrekisterissä. Näissä tapauksissa asiakas itse toimittaa tarvittavat täydentävät tiedot ilmoittautumisen yhteydessä.
  3. Joidenkin sidosryhmätilaisuuksien kohdalla tapahtuman järjestelyistä vastaava taho saa listan kutsuttavista St1:ltä.
  4. Joidenkin tapahtumien (esim. Avec-tilaisuudet ja koko perheen tapahtumat) kohdalla on mahdollista, että asiakas ilmoittaa omien henkilötietojensa lisäksi myös toisen henkilön tiedot.
  5. St1 saattaa myös ottaa tilaisuuksista valokuvia ja videotallenteita, joista tilaisuuden osallistujat ovat tunnistettavissa.
     

4. Mihin tarkoituksiin henkilötietoja käsitellään ja millä oikeusperusteilla

St1 käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

  1. kutsu- ja ilmoittautumislistojen hallinta (mahdollisesti yhteistyössä yhteisrekisterinpitäjien kanssa)
  2. kuljetus- ja tilavarausten sekä tarjoilujen järjestäminen
  3. tilaisuutta tai tapahtumaa koskeva asiakasviestintä etu- ja jälkikäteen sekä tapahtuman aikana (aiheena esimerkiksi tarkemmat tiedot tilaisuuden tai tapahtuman sisällöstä ja aikataulusta sekä asiakaspalautekyselyt)
  4. tilastollinen havainnointi asiakkaan toiminnan perusteella (esimerkiksi sähköpostien avausmäärät)
  5. tilaisuutta tai tapahtumaa koskeva sisäinen raportointi ja tilastointi
  6. sähköinen suoramarkkinointi siinä tapauksessa, että asiakas on antanut tähän suostumuksensa ilmoittautumisen yhteydessä.
  7. lakisääteisten velvollisuuksien täyttäminen
     

Tilaisuuksissa otettuja tai niihin muuten liittyviä valokuvia ja videotallenteita voidaan julkaista St1:n tai sen yhteistyökumppaneiden omissa sähköisissä viestintä- ja markkinointikanavissa. Lisäksi erikseen sovituissa tapahtumissa tiettyjen valokuva- ja videomateriaalien jatkokäytöstä ja käyttötarkoituksista voidaan sopia kirjallisesti yhdessä tietyn yhteistyökumppanin kanssa.”
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on suostumus ja oikeutettu etu. Asiakas voi peruuttaa ilmoittautumisensa ja suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn asiakastilaisuuteen tai -tapahtumaan ilmoittautumisvahvistuksessa ja muussa sähköpostiviestinnässä olevan linkin avulla. Osallistumalla tilaisuuksiin asiakkaat antavat suostumuksensa siihen, että jos he ovat tunnistettavissa tilaisuuksissa otetuista valokuvista tai videotallenteista, ne voidaan julkaista St1:n tai sen yhteistyökumppaneiden omissa sähköisissä viestintä- ja markkinointikanavissa, kuten some-kanavissa ja verkkosivuilla.
 

5. Miten pitkään henkilötietoja säilytetään

St1 säilyttää tilaisuuksien ja tapahtumien järjestämiseen tarvittavia henkilötietoja, kunnes tilaisuus tai tapahtuma on pidetty sekä siihen liittyvä jälkikäteinen viestintä ja mahdollinen asiakaspalautekysely on tehty.

Tapahtumaan liittyvä tilastointi ja raportointi pyritään tekemään anonyymisti, henkilötietojen käyttöä välttäen. Mitään henkilötietoja sisältäviä raportteja ei jaeta minkään toisen tahon kanssa.

Tilaisuuksiin liittyviä valokuvia ja videoita säilytetään St1:n omissa valokuva- ja videotallennepankeissa enintään viisi (5) vuotta tapahtuman jälkeen, minkä jälkeen ne poistetaan. Kuitenkin niitä valokuvia ja videoita, jotka on julkaistu St1:n tai sen yhteistyökumppaneiden omissa sähköisissä viestintä- ja markkinointikanavissa (esimerkiksi some-kanavat) tai verkkosivuilla säilytetään niissä julkaisukanavissa niin pitkään, kuin kyseisten kanavien käyttäjätilit ovat olemassa tai verkkosivut ovat julkisia. Jos tietyissä tapahtumissa otettujen valokuva- ja videomateriaalien jatkokäytöstä on sovittu yhdessä jonkin yhteistyökumppanin kanssa, tällöin säilytys- ja julkaisuajasta sovitaan tämän yhteistyökumppanin kanssa erikseen.

Tilaisuuteen tai tapahtumaan liittyvät henkilötiedot poistetaan lopuksi kaikista järjestelmistä, joissa niitä on käsitelty. Kirjanpitolain asettamien vaatimusten vuoksi säilytämme maksullisista tapahtumista osallistujatietoja lain vaatiman kuuden (6) vuoden ajan.

Niiden asiakkaiden, jotka ovat antaneet ilmoittautumisen yhteydessä suostumuksensa St1:n markkinointiin, henkilötietojen säilytysaikaan sovelletaan St1:n tietosuojalostetta https://www.st1.fi/tietosuoja
 

6. Henkilötietojen siirrot ja luovuttaminen

St1 voi siirtää tai luovuttaa tilaisuuksiin ja tapahtumiin osallistuvien asiakkaiden henkilötietoja tapahtuman järjestämisessä käytettäville luotetuille yhteistyökumppaneille ja alihankkijoille, kuten tapahtumajärjestäjille. Jos tilaisuus tai tapahtuma järjestetään yhteistyössä toisten rekisterinpitäjien kanssa, St1 voi luovuttaa henkilötietoja näille yhteisrekisterinpitäjille. St1 laatii näiden yhteistyökumppaneiden ja alihankkijoiden kanssa tarvittavat henkilötietojen käsittelysopimukset.

Mikäli tapahtuman viestinnässä käytetään erillistä järjestelmää (esim. Lyyti), toimitaan seuraavien periaatteiden mukaan:

  1. Järjestelmään pääsy on järjestetty vain niille yhteistyökumppanitahoille, joiden kanssa St1 on solminut tietojenkäsittelysopimuksen.
  2. Päävastuu ilmoittautumisjärjestelmästä on kulloisenkin tapahtuman tai tilaisuuden kohdalla määritellyllä tapahtuman pääjärjestäjällä
  3. St1 luovuttaa henkilötietoja yhteistyökumppanille vain, jos näin on erillisessä sopimuksessa sovittu.

St1 voi myös luovuttaa henkilötietoja tahoille, joilla on voimassa olevan lainsäädännön mukaan oikeus henkilötietojen saamiseen.
Niiden asiakkaiden, jotka ovat antaneet ilmoittautumisen yhteydessä suostumuksensa St1: n markkinointiin, henkilötiedot siirretään sisäisesti St1:n asiakasrekisteriin. Mikäli tällainen sisäinen siirto tehdään, ilmoitetaan siitä asiakkaalle tapahtumaan rekisteröitymisen yhteydessä.

Henkilötietoja ei käsitellä eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Tällöin henkilötietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia asianmukaisten suojatoimien toteuttamiseksi.
 

7. Henkilötietojen suojaaminen

Tilaisuuksien ja tapahtumien järjestämiseen tarvittavat järjestelmät on suojattu tarvittavin organisatorisin ja teknisin menetelmin. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään kirjautumiseen. Tietoihin pääsy on ainoastaan niillä henkilöillä, jotka käsittelevät kyseisiä henkilötietoja osana työtehtäviään.
 

8. Rekisteröityjen oikeudet

St1:n tilaisuuksiin ja tapahtumiin osallistuvilla asiakkailla on tietosuoja-asetuksen mukaiset rekisteröityjen oikeudet. Ilmoittautumisten ja suoramarkkinointisuostumusten peruuttaminen tapahtuu asiakkaille lähetetyissä viesteissä mukana olevien peruutuslinkkien avulla.

Muista rekisteröityjen oikeuksista ja niiden käyttämisestä St1:ssä löytyy lisätietoa St1:n tietosuojalosteesta https://www.st1.fi/tietosuoja
 

9. Evästeet ja kohdennettu mainonta

Evästeiden ja kohdennetun mainonnan osalta saat lisätietoa St1:n tietosuojaselosteesta https://www.st1.fi/tietosuoja
 

10. Yhteydenotot

Tietosuojaa koskevissa kysymyksissä voi ottaa yhteyttä St1:n tietosuojavastaavaan joko lomakkeella tai lähettämällä tietoa sähköpostitse dataprivacy@st1.fi tai kirjeellä osoitteella St1 Oy, Asiakaspalvelu / Tietosuojavastaava, Tripla Workery West, Firdontie 2, 00521 Helsinki.